Com o advento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a Receita Federal do Brasil (RFB) viu caminho aberto para criar várias obrigações tributárias acessórias além da NF-e como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que além de outras funções encampará as informações que antes eram prestadas por meio da DIPJ, que foi extinta em 2014, não tendo entrega obrigatória em 2015. Esse aumento das obrigações acessórias tributárias cria custos adicionais para as empresas e exigem um conhecimento especializado geralmente dos Contadores, pois nem todos os administradores conseguem preparar todos os dados. É justamente nessa hora que os profissionais da contabilidade se tornam estratégicos, orientando administradores e escritórios de contabilidade a não caírem nas armadilhas do SPED que são muitas.
Vale lembrar que os arquivos gerados por meio dos Programas Validadores (PVA) para as obrigações acessórias dentro do SPED,seguindo a mesma lógica das obrigações acessórias que eram e ainda são geradas por meio de Programas Geradores de Declarações (PGD), como é o caso ainda da DCTF, não permitem envios com erros.
Portanto, tanto administradores como contadores devem ficar atentos, se capacitando e preparando os sistemas de informações contábeis para geração segura de informações para o SPED, que no caso da ECF estão reunidas no Portal criado pela RFB e podem ser verificadas no seguinte link: http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/ecf/default.htm.
Como dicas para a preparação antecipada para a primeira entrega até o último dia útil de Julho de 2015, relativa à 2014, proponho os seguintes passos:
1-Capacitação da equipe de contabilidade fiscal ou tributária;
2-Mapeamento de processos que estarão direta e indiretamente ligados com as informações a serem prestadas
3-Saneamento dos cadastros de prestadores de serviços e da empresa no âmbito dos ERPs;
4-Preparação antecipada da Escrituração Contábil Digital;
5-Realização de testes com apoio da equipe de tecnologia da informação;
6-Revisão dos dados da ECF por empresa de auditoria ou consultoria especializada antes do envio;
7-Envio das informações para a RFB;
8-Verificação do arquivo entregue à RFB já no ambiente do SPED.
Seguindo esses passos, dificilmente as empresas e contadores incorrerão em erros na entrega de mais essa obrigação acessória para a RFB.